동문의 기증 물품이 기록관에 도착했다. 몇 일전 동문 친족이 기부 의사를 밝힌 기록물들이 기록관에 이관된 것이다. 동문 가족은 고인이 되신 어머니의 흔적이 생전에 청춘을 보내신 이곳에 안전히 보관되며 학교에 도움이 되길 바란다며 관련 물품을 기증했다. 기증된 물품에는 어머니가 활동한 동아리의 간행물도 있고 몇 십 년 된 졸업앨범도 있다. 기록연구사는 동문 가족의 기증에 감사함을 전하며 물품을 받는다.

기록연구사는 책상에 앉아 오늘 동문에게 이관 받은 물품 목록을 정리한다. 추후에 쉽게 찾을 수 있도록 기록물들을 유형 별로 분류하고 라벨링한다. 졸업장이나 학과 행사 사진과 같은 기증품들은 사본을 만들고 디지털화한다. 오래 되서 빛이 바랜 학교 행사 기념품과 교복은 보존 상태를 점검하고 기록한다. 목록을 정리하고 나면 기록물 평가지침에 따라 얼마동안 보관할지 보존 기간을 정한다. 학위 논문은 3년 동안 보관하기로 하고 동문의 제적 증명서는 준영구적으로 보존하기로 한다. 

기증 받은 물품들은 내용물이 훼손되지 않도록 특수 제작된 상자에 보관된다. 종이 재질의 기록물은 산화돼 노랗게 변질되는 것을 방지하기 위해 중성지로 제작된 상자에 보관된다. 학교 기념 배찌는 녹슬지 않도록 특수 처리한 후 보관 시설에 보관한다. 보관 시설의 온도와 습도는 기록물관리 지침에 따라 항상 적정 수준으로 유지된다.

이관 받은 물품들을 정리하고 나니 기록물평가심의회가 열렸다. 기록물평가심의회는 연초에  수립된 기록관리 기본계획에 따라 열린다. 기록물전문관리요원과 심의원원회 전문가들이 모여 보존 기한이 지난 기록물을 영구보존할지 폐기할지 신중히 토의한다. 이번 기록물은 저명하신 교수님의 연구노트이다. 뛰어난 연구업적과 인덕으로 학계뿐만 아니라 사회에서도 존경받는 교수님의 개인저작물인 만큼 보존가치가 뛰어나다고 판단해 영구보관하기로 결정한다.

기록관 전시실은 캠퍼스 투어의 일환으로 기록관을 찾은 초등학생들로 떠들썩하다. 전시실에는 학교 배지가 시간 순으로 나열돼 있고, 우리 학교 최초 졸업생의 졸업증서도 있다. 한 아이가 우리 학교 십 주년 기념사가 담긴 책을 유리창 너머에서 호기심 넘치는 눈으로 쳐다 본다. 한 모녀도 기록관을 찾았다. 약학대학 행사준비를 위해 함께 방문한 재학생 딸과 졸업생 어머니가 약학대학 소식지와 슬라이드 사진자료를 보며 이야기를 나누고 있다. 동문이 된 모녀가 함께 학교에 대한 이야기를 나누고, 어머니는 “내가 학교에 다닐 땐 이랬단다”라며 딸과 추억을 공유한다.